Должностные инструкции

Административное и документальное сопровождение работы редакции

Квалификационные требования

На должность ассистента редакции назначается лицо, имеющее высшее образование или среднее-специальное образование без предъявлений требований к стажу работы.

Секретарь редакции должен знать:

• Основы издательского производства;
• Основы авторского права;
• Порядок заключения авторских договоров;
• Нормативные документы по подготовке и выпуску журнала.

Должностные обязанности

1. Составляет гонорарные ведомости.
2. Отслеживает конкурсы, проводимые изданием, рассылает призы победителям, составляет базы данных по победителям конкурсов, оформляет необходимую сопроводительную документацию.
3. Оформляет служебные записки, гарантийные письма и т.д.
4. Составляет архив журнала в электронном виде.
5. Ежедневно обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию.
6. Отвечая на запросы клиентов (рекламодателей, подписчиков, читателей), авторов газетных материалов и т.д. предоставляет им основную справочную информацию.
7. Оперативно передает соответствующим сотрудникам компании поступающие по телефону запросы, мнения и сообщения от клиентов, внештатных авторов и т.п.
8. Готовит ответы на письма, приглашения и объявления согласно указаниям исполнительного редактора и уполномоченных журналистов.
9. Помогает в организации деловых поездок журналистов, бронировании и организации оплаты билетов и гостиницы, а также в обеспечении аккредитации для освещения событий.
10. Поддерживает и постоянно обновляет базу данных важных контактных лиц редакции.
11. По запросам журналистов делает фотокопии материалов и бланков.